De geautomatiseerde sales diagnose

Verkrijg waardevolle inzichten, volledig geïntegreerd en geautomatiseerd

Rutger van der Pol
Rutger van der Pol
Co-founder The Sales Strategist

Dit template voor een diagnostisch sales report is het derde niveau van een set van drie, elk met verschillende hoeveelheden vereiste data. Wij hebben deze methode ontwikkeld zodat je gemakkelijk de juiste analyse kunt uitvoeren die past bij de hoeveelheid data die je hebt van je sales proces. Raadpleeg het hoofdartikel voor een duidelijk overzicht van de drie niveaus en kies welk niveau het beste bij jouw organisatie past.

In deze guide

Over dit derde niveau van diagnostische sales analyse

Wat dit dashboard geweldig maakt, in vergelijking met het eerste niveau: ‘de gemakkelijkste sales analyse‘, is dat we nu meerdere vaste referentiepunten gedurende de sales cycle meten. Zonder ons volledig te verliezen in alle individuele touchpoints, kijken we naar de belangrijkste mijlpalen: eerste contact, lead, opportunity, klant, en ex-klant. Door alleen deze eindstrepen te meten, ontstaat een heel duidelijk beeld van het sales proces. Hoewel veel bedrijven de neiging hebben om te beginnen met het verzamelen van veel te veel informatie over alle individuele touchpoints, hebben ze eigenlijk moeite om die informatie bruikbaar te maken. Deze structuur van meerdere eindstrepen maakt de data veel bruikbaarder, waardoor nuttige inzichten sneller aan het licht komen. Door deze kennis te combineren met andere datapunten, zoals de bron van leads en de use case, kunnen we vervolgens de verschillende initiatieven in de go-to-market vergelijken: welk acquisitiekanaal heeft bijvoorbeeld de kortste sales cycle, en welk abonnementsniveau genereert de meest succesvolle of winstgevende klanten?

Door de analyse te beperken tot alleen deze hoeveelheid data, maken we het:

  • Gemakkelijker om alle benodigde data vast te leggen en te verzamelen;
  • Een veel betrouwbaardere analyse;
  • Meer rechttoe rechtaan om waardevolle inzichten te krijgen.

Dit rapport is inhoudelijk vergelijkbaar met het tweede niveau: ‘De manuele sales diagnose‘, maar bevat een sterke verbetering in de geautomatiseerde synchronisatie van gegevens van het CRM naar het dashboard. Dit betekent dat je jouw data niet handmatig hoeft te bewerken om ze klaar te maken voor Data Studio en dat je bovendien altijd direct en realtime inzicht hebt in de actuele stand van zaken in jouw sales organisatie.

In tegenstelling tot de andere twee niveaus wordt bij deze variant niet alleen gebruik gemaakt van gratis tools, maar wordt ook gebruik gemaakt van Supermetrics om de data van het CRM naar het dashboard te synchroniseren. Door gebruik te maken van Supermetrics kun je jouw CRM direct koppelen aan Data Studio (of een andere data visualisatie tool), of automatisch exporteren naar Google Sheets zodat je ook zicht hebt op de data die uit je CRM wordt gehaald. Met automatisch geplande query’s worden je data continu gesynchroniseerd en is je dashboard altijd automatisch up-to-date.

Deze analyse is perfect voor jou als jouw sales proces met voldoende consistentie wordt uitgevoerd en gegevens met voldoende consistentie worden geregistreerd dat je erop kunt vertrouwen dat de gegevens die je vanuit je CRM direct naar het dashboard synchroniseert geen handmatige tussenkomst nodig hebben om opgeschoond of aangevuld te worden.

Hoe je de automatische verbinding tussen je CRM en Data Studio opzet

De video hieronder laat kort zien hoe we gegevens rechtstreeks van HubSpot naar Google Sheets hebben gesynchroniseerd. In deze opstelling werd het Data Studio-dashboard gekoppeld aan deze Google Sheets template, zodat je kunt profiteren van zowel de automatische synchronisatie, maar ook een visueel overzicht hebt van de gegevens die uit je CRM worden geëxporteerd. Dit biedt net dat beetje meer gelegenheid om je data te leren kennen dan een directe verbinding met Data Studio.

CRM data synchronisatie met Supermetrics
  1. Schaf Supermetrics aan via deze affiliate link en verbind het met je CRM, zodat het je gegevens kan exporteren naar Google Sheets.
  2. Maak een kopie van het Data Studio-rapport (hieronder gedeeld) door te klikken op de drie verticale stippen rechtsboven in het scherm. Er zal gevraagd worden om een nieuwe gegevensbron aan te sluiten, maar sla dit voorlopig over en klik op ‘Copy Report’.
  3. In je gekopieerde Data Studio rapport, in het menu ‘Resource’ > ‘Manage added data sources’.
  4. Dit opent een nieuw scherm, waarin je op ‘Edit’ klikt naast de oorspronkelijke databron. Er wordt gevraagd om een nieuwe gegevensbron te selecteren, selecteer jouw kopie van het Google Sheets template.
  5. Klik op ‘Reconnect’ in de rechterbovenhoek van het scherm. Pas de verbindingswijzigingen toe en klik rechtsboven op ‘Finished’.
  6. Het Sales Diagnosis dashboard is nu verbonden met jouw kopie van de Google Sheets template. Alle wijzigingen in de Google Sheets zullen worden weergegeven op het dashboard, na het periodieke synchronisatie-interval.

De query’s die we hebben gebruikt om bedrijfs- en contactgegevens voor deze analyse op te halen:
Metrics company_total_count, c_custom_company_customer_value_score, deal_total_count, average_deal_size, deal_amount_closed_won, deal_amount_closed_lost, deal_amount, deal_recurring_revenue_amount
Dimensions company_id, company_name, company_industry, company_annual_revenue, company_employees, company_country, company_create_date, company_lifecycle_stage, original_source

Metrics contact_total_count
Dimensions company_id, contact_company, contact_first_name, contact_last_name, contact_lead_date, contact_opportunity_date, contact_customer_date, contact_persona, contact_job_title

In dit template bevat de eerste pagina de headers van de queries die we hebben gemaakt om onze HubSpot gegevens te exporteren via Supermetrics. Op de tweede pagina staan de queries. In jouw CRM, of het nu HubSpot is of een andere, zijn de labels van de properties waarschijnlijk anders: je zult de kopteksten van de kolommen moeten veranderen in de namen die je vindt in het Google Sheets template van niveau twee.

Als je wilt, kun je ook aanvullende gegevens uit je CRM exporteren naar dit Google Sheets template, waarna je nieuwe datavisualisaties kunt toevoegen aan het Data Studio template om tegemoet te komen aan de specifieke gegevensvereisten die je hebt.

Dit derde niveau van diagnostische verkoopanalyse bestaat uit drie delen: een uitgebreid overzicht van het sales proces, sales inzichten over aan wie en hoe je verkoopt, en een uitgebreid deel waarin het ideale klantenprofiel kan worden onderzocht door MRR en de Customer Value Score te vergelijken met verschillende kenmerken van je klanten. Het verbindt je CRM met Data Studio en maakt automatische datasynchronisatie mogelijk, zodat het dashboard altijd up-to-date is.

Google Sheets en Data Studio templates